Hasta las personas más organizadas deben enfrentarse a una realidad aplastante: hay multitud de leyes y principios que nos impiden cumplir con nuestros objetivos. Conocerlos es un primer paso para mejorar la manera en la que administramos nuestro tiempo. De todas las que se han descrito, mis favoritas son las leyes de Parkinson, un historiador y escritor británico muy crítico con la eficiencia de la administración pública y de la burocracia del servicio civil, del que formó parte.

A través de su experiencia observó que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para finalizarloComo decía Luis Piedrahita en uno de sus monólogos más famosos, «una maleta se tarda en hacer exactamente el tiempo que tengas para hacerla: si tienes un día, tardas un día y si tienes 15 minutos, tardas 15 minutos». También funciona con los proyectos, los exámenes o los informes. Si tenemos poco tiempo, resolvemos las tareas más rápido que si tuviéramos mucho. Además, invertir mucho más tiempo tampoco nos asegura que el trabajo final sea significativamente mejor.

Esto es consecuencia de nuestra tendencia a la procrastinación y se relaciona con otra de las leyes de Parkinson, la de la trivialidad, que afirma que el tiempo dedicado a cualquier tarea es inversamente proporcional a su importancia. Acometemos las tareas menos importantes normalmente por ser las más sencillas y posponemos las más complejas a pesar de ser las más importantes. Esta situación se agrava cuando la tarea involucra a varias personas, pues cuanto más sencillo es un tema, más fácil es divagar y opinar sobre él sin lograr ningún avance.

Para evitar al máximo estas situaciones se propone:

  • dividir los proyectos en el máximo número de tareas posibles. Así disminuye su complejidad.
  • definir la importancia y la urgencia de cada una de las tareas.
  • reducir al máximo las reuniones.
  • marcar un tiempo límite para cada tarea. Los plazos deben ser realistas pero ajustados. Si las tareas son periódicas (como escribir entradas en un blog) podemos probar a reducir los plazos con el tiempo. Al principio nos damos un margen de una semana, luego reducimos a tres días, pasamos a un día, a x horas… Así hasta alcanzar nuestro óptimo.
  • comprometernos con otras personas. Sirve para afianzar los plazos de entrega. Si mis responsables esperan un informe todos los viernes es más difícil que lo posponga hasta el lunes.

Imagen de Icons8 team en Unsplash.